Лучшее управление временем
Крис Рэй, национальный менеджер по продажам Levi's Building Components, выступил с докладом «Продавай больше – лучше» на выставке Construction Rollforming Show 12 декабря в Цинциннати. Увлекательная и содержательная беседа научила участников тому, как продавцы могут общаться с потенциальными клиентами таким образом, чтобы с большей вероятностью начать настоящие отношения между покупателем и продавцом. (Видеть Сельский строитель, Февраль 2020 г.) Рэй включил «бонусную» презентацию об управлении временем, краткое изложение которой вы найдете здесь.
Что вы тратите каждый день и никогда не можете вернуть? Время! Это делает время одним из наших самых ценных товаров. Это товар, который следует тратить и инвестировать с умом.
Рэй объяснил в своей презентации, что все, что мы делаем в бизнесе и тратим свое время, следует рассматривать с точки зрения возврата инвестиций (ROI).
Если у вас больше дел, чем вы можете сделать за день, неделю или даже месяц, нас там живет много. Это нормальное место. Хотя не так уж плохо всегда иметь что-то делать, проблема в том, что если список дел слишком длинный, есть вероятность, что некоторые важные дела будут расставлены по приоритетам неправильно и станут чрезвычайными ситуациями. Это называется реагировать, а не действовать. Проактивность — это просмотр списка и принятие мер до того, как он туда попадет.
Некоторые люди ставят свои задачи на стикерах Post-It. Для человека, у которого очень много дел, поле для заметок выглядит как обои. Хотя он улавливает мысль и действует как напоминание, он не определяет приоритеты задач. Хаотичное расположение указывает на то, как все будет происходить — без порядка и, возможно, реактивно.
Наведение порядка
У президента Дуайта Эйзенхауэра было много дел. Он придумал матрицу Эйзенхауэра, чтобы расставить приоритеты в списках дел, чтобы задачи можно было решать проактивно, а не реактивно. Матрица состоит из четырех квадрантов: Квадрант 1 помечен как «Срочно и важно»; Квадрант 2 помечен как «Важно, не срочно»; Квадрант 3 помечен как «Срочно, не важно»; а Квадрант 4 помечен как «Не срочно и не важно».
Рэй объяснил, как использование матрицы Эйзенхауэра упрощает ваши действия. Это поможет вам расставить приоритеты в том, что нужно сделать.
Начните с создания альфа-списка, который включает в себя все, что вам нужно сделать на следующей неделе. Вот примерный список:
- Мойка служебного автомобиля
- Следите за цитатой Тейлора
- Свяжитесь с уборщиками офиса, чтобы изменить график
- Бухгалтер В / Спросите свой отчет о прибылях и убытках
вопрос - Развивайте команду проверки сотрудников
- Расписание корпоративных обедов
- Встреча с Бобом из нефтяной компании
- Отправить предложение Брауну
Строительство - Подготовить работу Тейлора к погрузке
- Наладить профилегибочную машину
- Поговорите с газетой о следующем объявлении
- Посмотрите на нового поставщика катушек
По мере роста вашего списка растет вероятность того, что что-то не будет сделано.
Когда список будет готов, обведите каждый пункт и проведите линию к соответствующему квадранту. Вот как заканчивается расстановка приоритетов:
Квадрант 1: Срочно и важно: выполните эти задачи в первую очередь (сейчас).
Квадрант 2: Несрочно и важно: выполните эти задачи позже.
Квадрант 3: Срочно и не важно: делегируйте эти задачи.
Квадрант 4: Не срочно и не
Важно: Устранить.
Дела, которые вы расставляете по приоритетам в квадранте «Не срочно, не важно», вы можете либо исключить, либо сделать, когда остальные задачи будут выполнены. То, что вы только что сделали, это выделило время для себя с помощью Матрицы.
Рассмотрите возможность делегирования
Скорее всего, в вашем списке есть вещи, которые вы можете делегировать. В примерном списке эти пункты включают в себя мытье служебного автомобиля, планирование корпоративного обеда, подготовку работы Тейлора к вывозу и обращение к уборщицам, чтобы изменить расписание. Делегируйте дела из вашего списка, которые не нужны надежная навыки или опыт или положение, чтобы сделать.
Делегирование — это возложение задачи или ответственности на другого человека. Словарь Мириам Вебстер определяет делегирование как «доверить другому; назначать своим представителем».
Зачем делегировать задачу? Это дает вам время, чтобы вы могли сосредоточиться на своих срочных и важных задачах и справиться с ними. (Мойка служебного автомобиля, вероятно, не лучшее использование вашего времени.)
Делегирование также укрепляет доверие; это сообщение члену вашей команды о том, что вы ему доверяете. Когда вы даете сотрудникам возможность делать что-то для вас, они учатся. Если вы делегируете им полномочия, есть вероятность, что какой-то элемент того, что вы им делегируете, является чем-то, чего они раньше не делали. Это может быть что-то, что бросает им вызов, или это может быть что-то, что они могут делать очень хорошо. Вы можете обнаружить, что у вашего сотрудника есть навыки, о которых вы никогда не знали; вы даже можете обнаружить суперзвезду.
Вы обогащаете своего сотрудника и обогащаете свою компанию, делегируя некоторые задачи, которые в противном случае сделали бы сами.
Чтобы хорошо делегировать полномочия, сначала нужно выбрать подходящего человека для этой работы. В идеале у них должно быть пространство для обучения и роста вместе с проектом.
Объясните, почему вы делегируете полномочия, чтобы они не считали это чем-то бесполезным. Не говорите кому-нибудь просто: «Эй, давай, сделай это». А потом уйти от них. Тогда это просто занятая вещь, которую они должны сделать. Расскажите им, почему это необходимо сделать.
Вы также должны сказать им правильные инструкции. Скажи им, что ты ищешь. Получите их согласие на проект и сообщите им график и крайний срок. Получение их согласия приведет к получению от них лучшего продукта или проекта.
Также очень важно предоставить им ресурсы и обучение, чтобы они могли правильно выполнять свою работу.
Лучшее управление своим временем поможет вам выделить больше времени для задач, которые можете выполнить только вы, и позволит вам выполнять их лучше. GCSB
Примечание редактора. Эта статья взята из образовательной презентации Криса Рэя «Продавай больше — лучше», представленной на первой ежегодной выставке строительных профилей. Рэй — национальный менеджер по продажам в Levi's Building Components. Вторая ежегодная выставка Construction Rollforming запланирована на 10-11 декабря 2020 года. Она снова пройдет в конференц-центре Duke Energy в Цинциннати, штат Огайо, и предложит расширенный график образовательных программ.
