Deducciones de impuestos de ferias comerciales

Cómo reducir los costos de viaje y alojamiento

por Phillip M. Perry

Si asiste a ferias comerciales con regularidad, probablemente haya notado que los costos de viaje siguen aumentando. Enviar a varias personas a un evento puede resultar en un serio impacto en sus resultados.

Afortunadamente, el Tío Sam le permite suavizar el golpe financiero al deducir sus gastos de viaje en su declaración de impuestos sobre la renta para cualquier espectáculo legítimo. ¿Y qué califica como legítimo? La respuesta es básicamente que el evento debe relacionarse directamente con su negocio.

“Mientras espere generar negocios a partir de la feria comercial, los gastos por asistir son deducciones legítimas”, dice Richard R. Rhodes, un agente inscrito en Hinckley Tax Service, Medina, Ohio (hinckleytaxservice.com). “Incluso si no genera ingresos directamente del evento, es posible que esté anticipando hacer negocios en el futuro con alguien con quien se ha conectado”.

Material de apoyo

Puede tomar medidas específicas para establecer que su viaje es legítimo a efectos fiscales. “El IRS quiere saber la intención detrás de su viaje”, dice Suzette Flemming, presidenta de Flemming Business Services, una empresa de gestión financiera con sede en Great Falls, Montana (flemmingbusinessservices.com). “Tome notas que respalden la naturaleza comercial de su viaje. ¿A quién viste? ¿Qué temas discutiste? ¿Cómo las actividades durante su viaje apoyaron sus operaciones?”

Conserve todos los materiales, como insignias de espectáculos o libros de trabajo de seminarios, que ayuden a demostrar que realmente estuvo en el evento, dice Flemming. Otros materiales útiles serían agendas de conferencias con sesiones orientadas a los negocios, una lista de expositores que sirven a su organización, un catálogo de seminarios relevantes (marque los que asistió) y tarjetas de presentación y folletos de proveedores.

Qué deducir

Aquí hay una advertencia importante: las ideas de este artículo están destinadas a brindarle una orientación inicial. Siempre debe consultar con profesionales legales y contables calificados para asegurarse de deducir los gastos correctamente.

Entonces, ¿cuáles son algunos gastos deducibles? Los costos reales de transporte son los más obvios. Pueden incluir viajes en avión, tren, autobús o automóvil. Los viajes en taxi o coche alquilado durante la visita a la feria también son deducibles. También lo son los costos de equipaje, las propinas y lo que el IRS llama “gastos ordinarios y necesarios relacionados con su viaje de negocios”. Estos pueden incluir tarifas de alquiler de computadoras u otros equipos.

 

El Servicio de Impuestos Internos brinda una guía extensa sobre la deducción de gastos en su publicación Gastos de viaje, obsequios y automóviles. Visitar www.irs.gov y busque "463". Para obtener una lista completa de los artículos deducibles en esa publicación, consulte la Tabla 1-1 en la página 5. Hay información adicional disponible en otro documento del IRS titulado Gastos de viaje de negocios. Busque en el mismo sitio “511”.

Hay dos casos especiales que vale la pena mencionar. Primero, las comidas son solo un 50 por ciento deducibles. Y sus costes no son deducibles en absoluto si la feria está cerca de casa. Por otro lado, si su viaje requiere una estadía de una noche, entonces se permitiría la deducibilidad del 50 por ciento. El IRS lo expresa de esta manera en su publicación Travel, Gift and Car Expenses: “Puede deducir el costo de las comidas si es necesario que se detenga para dormir lo suficiente o descansar para desempeñar adecuadamente sus funciones mientras viaja lejos de su hogar por negocios. ”

En segundo lugar, la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos (TCJA, por sus siglas en inglés) de 2017 eliminó la deducibilidad del entretenimiento, un gasto que comúnmente enfrentan los empresarios que asisten a ferias comerciales.

“La pérdida de la deducción por entretenimiento ha afectado bastante a muchas empresas”, dice Flemming. “Algunos están reconsiderando cómo cortejan a los clientes”. ¿Qué hay de su propio negocio? ¿Debe seguir entreteniendo a los clientes aunque no pueda deducir la factura? “Debe analizar el retorno de la inversión”, dice Flemming. "¿El gasto da como resultado más negocios porque alienta a los clientes a regresar?"

Registros cuidadosos

A pesar de la eliminación de la deducción por entretenimiento, todavía hay muchas deducciones legítimas disponibles para los viajeros de negocios. Y si bien ciertamente suavizan el impacto final de los viajes, tenga en cuenta que el sistema solo funciona si registra y conserva la documentación de respaldo requerida. “Los gastos de viaje, especialmente los de las comidas, son muy a menudo una fruta al alcance de la mano para los auditores”, dice Rhodes. “Eso se debe a que muchas personas no mantienen registros adecuados”.

Si su documentación no respalda sus deducciones, se las pueden quitar. Además del aumento de impuestos que resultará, también puede haber multas y pagos de intereses.

Entonces, ¿cómo puede realizar un seguimiento de sus gastos de una manera que satisfaga a las autoridades? El medio probado y verdadero es el papel, y muchas personas todavía tienen carpetas repletas de recibos. Pero con la llegada de la era digital, las cosas pueden ser un poco más fáciles, al menos para cualquiera que se sienta cómodo con la tecnología.

“Las aplicaciones de teléfonos inteligentes son especialmente valiosas para mantener los recibos de sus comidas”, dice David Cawley, socio y analista de valoración certificado de Fraim, Cawley & Company, CPA, Roanoke, Virginia (fraimcpa.com). “Simplemente puede tomar fotografías de sus recibos y almacenarlos en una base de datos”. Alternativamente, puede hacer que los proveedores envíen recibos por correo electrónico a su teléfono inteligente. Luego archive los correos electrónicos en una carpeta a la que sea más fácil acceder y respaldar que los archivos en papel descoloridos. (Para los programas de computadora que pueden ayudar, vea la barra lateral, "Aplicaciones que rastrean los gastos" en la página siguiente).

Una cosa más: una vez que tenga sus registros a mano, consérvelos. “El IRS puede retroceder tres años al auditar sus declaraciones”, dice Flemming. “Si encuentran algo, pueden ir incluso más atrás que eso. Por lo tanto, recomendamos conservar la documentación durante siete años, que es lo más antiguo que puede llegar el IRS”.

Cuando se trata de la ley estatal, advierte Flemming, las reglas pueden ser más onerosas. Montana, por ejemplo, puede retroceder 10 años. “Averigüe cuáles son las reglas en su propio estado, porque cada una es diferente”.

Consejo adicional: "Considere cargar todos sus gastos comerciales en una tarjeta de crédito dedicada", dice Cawley. “Entonces tendrás un registro permanente de dónde fuiste y cuánto gastaste”. Y los estados de cuenta de esa tarjeta de crédito proporcionarán un diario de fácil acceso de sus actividades comerciales.

Tarifas diarias

¿Recolectar recibos de comida, digitales o de otro tipo, parece una molestia? Pregúntele a su contador si es elegible para utilizar tarifas "per diem" (cantidades diarias en efectivo establecidas por el gobierno).

“Cada año, el IRS publica una tasa de viáticos para cada área geográfica”, dice Cawley. “La regla es que puede deducir sus gastos reales en términos de comidas e imprevistos o simplemente usar la tarifa diaria, según la cantidad de días que esté allí. Debe realizar un seguimiento de ambos en tándem y luego usar el número que sea más alto. Esto puede ser muy útil en ciudades con altos viáticos”.

Los viajeros de negocios suelen pasar por alto la opción de viáticos. “Muchas personas deliberadamente mantienen bajos los gastos de comidas porque tienen un presupuesto limitado”, dice Cawley. “Pero luego se olvidan de que, según el código del IRS, tienen derecho a cobrar la tarifa diaria más alta. Como resultado, terminan sin recibir su deducción más alta”.

Una cosa más: ¿Planea usar su automóvil personal para viajar al espectáculo? Si es así, se enfrenta a otra decisión: utilizar la tarifa estándar por milla o hacer un seguimiento de sus gastos reales. La decisión dependerá de qué tan bueno sea usted como encargado de los registros y cuánta molestia quiera soportar. A veces, la deducción estándar es la opción más fácil.

Tiempo personal

¿Qué pasa si pasas algunas vacaciones o tiempo personal durante tu viaje? ¿Cómo afecta eso a la deducibilidad de sus gastos? Un extracto del documento 463 del IRS brinda algunas aclaraciones: “Puede deducir todos sus gastos de viaje si su viaje estuvo completamente relacionado con el negocio. Si su viaje fue principalmente por negocios y, mientras se encontraba en su destino de negocios, extendió su estadía por unas vacaciones, realizó un viaje adicional personal o tuvo otras actividades personales, puede deducir solo sus gastos de viaje relacionados con los negocios”.

Es importante mantener registros cuidadosos sobre su viaje, asignando correctamente entre el tiempo personal y el comercial. “Mi consejo general es ser sincero”, dice Catherine Raker, contadora de Cendrowski Corporate Advisors, Chicago (cca-advisors.com). “Si es realmente un viaje personal y realiza algunas actividades relacionadas con el negocio, no descarte todo el viaje como un gasto comercial”.

Los gastos que se comparten por negocios y vacaciones pueden caer en un área gris, según Cawley. “La tarifa de su aerolínea podría ser rechazada si pasa dos días de su viaje por negocios y cinco días de vacaciones. Por otro lado, su factura de hotel para los dos días hábiles específicos y otros gastos directos para la parte comercial de su viaje aún serían deducibles”.

El tiempo personal a menudo significa la presencia de un cónyuge, y los gastos relacionados con el viaje de esa persona pueden complicar el mantenimiento de registros. Por lo general, dichos gastos deben separarse de los del viajero de negocios y no pueden deducirse. Hay una excepción: “Si viaja con su cónyuge que participa en el evento por una razón comercial genuina, entonces los gastos de esa persona están cubiertos”, dice Flemming.

Haz un seguimiento

Las ferias comerciales pueden ser recursos valiosos para su negocio. Al reunir a vendedores y compradores en un solo lugar, facilitan una mayor actividad de compra y mayores ganancias. Tomarse el tiempo para documentar su actividad cuando viaja a un espectáculo puede ayudar a aliviar el impacto costoso que los gastos de viaje y hotel pueden tener en su balance final.

“Puede ser difícil mantener registros cuidadosos cuando está ocupado, pero esos registros ayudan cuando llega el momento de declarar impuestos”, dice Cawley. "Hacer un seguimiento de sus gastos de viaje cuando asiste a una feria comercial realmente puede dar sus frutos". GSCB