Steuerabzüge für Messen

So senken Sie die Reise- und Übernachtungskosten

von Phillip M. Perry

Wenn Sie regelmäßig Messen besuchen, haben Sie wahrscheinlich schon bemerkt, dass die Reisekosten immer höher werden. Wenn Sie mehrere Personen zu einer Veranstaltung schicken, kann dies Ihr Endergebnis erheblich beeinträchtigen.

Glücklicherweise erlaubt Ihnen Uncle Sam, den finanziellen Schlag abzumildern, indem Sie Ihre Reisekosten bei Ihrer Einkommenssteuererklärung für jede legitime Show abziehen. Und was gilt als legitim? Die Antwort lautet im Grunde, dass sich die Veranstaltung direkt auf Ihr Unternehmen beziehen muss.

„Solange Sie erwarten, von der Messe Geschäfte zu machen, sind die Kosten für die Teilnahme legitime Abzüge“, sagt Richard R. Rhodes, ein eingetragener Vertreter des Hinckley Tax Service, Medina, Ohio (hinckleytaxservice.com). „Auch wenn Sie keine direkten Einnahmen aus der Veranstaltung erzielen, erwarten Sie möglicherweise, in Zukunft mit jemandem Geschäfte zu machen, mit dem Sie sich vernetzt haben.“

Begleitmaterial

Sie können bestimmte Schritte unternehmen, um nachzuweisen, dass Ihre Reise für steuerliche Zwecke rechtmäßig ist. „Der IRS möchte die Absicht hinter Ihrer Reise wissen“, sagt Suzette Flemming, Präsidentin von Flemming Business Services, einem Finanzverwaltungsunternehmen mit Sitz in Great Falls, Montana (www.flemmingbusinessservices.com). „Machen Sie sich Notizen, die den geschäftlichen Charakter Ihrer Reise unterstreichen. Wen hast du gesehen? Welche Themen haben Sie besprochen? Wie haben die Aktivitäten während Ihrer Reise Ihren Betrieb unterstützt?“

Bewahren Sie alle Materialien wie Ausstellungsabzeichen oder Seminararbeitsbücher auf, mit denen Sie nachweisen können, dass Sie tatsächlich bei der Veranstaltung waren, sagt Flemming. Andere hilfreiche Materialien wären Konferenzagenden mit geschäftsorientierten Sitzungen, eine Liste von Ausstellern, die Ihrer Organisation dienen, ein Katalog relevanter Seminare (markieren Sie diejenigen, an denen Sie teilgenommen haben) sowie Visitenkarten und Broschüren von Anbietern.

Was abzuziehen

Wichtiger Hinweis: Die Ideen in diesem Artikel sollen Ihnen eine erste Orientierung geben. Sie sollten sich immer mit qualifizierten Rechts- und Buchhaltungsexperten beraten, um sicherzustellen, dass Sie Ausgaben ordnungsgemäß abziehen.

Was sind also abzugsfähige Ausgaben? Die tatsächlichen Transportkosten sind am offensichtlichsten. Sie können Reisen mit dem Flugzeug, dem Zug, dem Bus oder dem Auto umfassen. Taxi- oder Mietwagenfahrten während des Messebesuchs sind ebenfalls abzugsfähig. Ebenso Gepäckkosten, Trinkgelder und das, was der IRS „gewöhnliche und notwendige Ausgaben im Zusammenhang mit Ihrer Geschäftsreise“ nennt. Dazu können Mietgebühren für Computer oder andere Geräte gehören.

 

Der Internal Revenue Service bietet in seiner Veröffentlichung Travel, Gift and Car Expenses (Reise-, Geschenk- und Autokosten) ausführliche Anleitungen zum Abzug von Ausgaben. Besuch www.irs.gov und suchen Sie nach „463“. Eine vollständige Liste der abzugsfähigen Posten in dieser Veröffentlichung finden Sie in Tabelle 1-1 auf Seite 5. Weitere Informationen finden Sie in einem anderen IRS-Dokument mit dem Titel „Geschäftsreisekosten“. Suchen Sie auf derselben Seite nach „511“.

Erwähnenswert sind zwei Sonderfälle. Erstens sind Mahlzeiten nur zu 50 Prozent absetzbar. Und deren Kosten sind überhaupt nicht abzugsfähig, wenn die Messe in der Nähe des Wohnortes liegt. Auf der anderen Seite, wenn Ihre Reise eine Übernachtung erfordert, dann wäre die 50-prozentige Selbstbeteiligung zulässig. Der IRS drückt es in seiner Veröffentlichung Travel, Gift and Car Expenses so aus: „Sie können die Kosten für Mahlzeiten abziehen, wenn Sie auf einer Geschäftsreise von zu Hause aus längere Zeit schlafen oder sich ausruhen müssen, um Ihre Aufgaben ordnungsgemäß zu erfüllen. ”

Zweitens hat der Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) von 2017 die Abzugsfähigkeit von Bewirtungen abgeschafft – eine Ausgabe, mit der Geschäftsleute häufig konfrontiert werden, wenn sie an Messen teilnehmen.

„Der Wegfall des Bewirtungsabzugs hat viele Unternehmen ziemlich hart getroffen“, sagt Flemming. „Einige überdenken, wie sie Kunden umwerben.“ Wie wäre es mit Ihrem eigenen Geschäft: Sollen Sie trotzdem Kunden bewirten, obwohl Sie die Rechnung nicht absetzen können? „Sie müssen sich Ihren Return on Investment ansehen“, sagt Flemming. „Führen die Ausgaben mehr Geschäfte, weil sie die Kunden zur Rückkehr animieren?“

Sorgfältige Aufzeichnungen

Trotz der Abschaffung des Bewirtungsabzugs gibt es für Geschäftsreisende noch viele legitime Abzüge. Und obwohl sie sicherlich die Auswirkungen auf das Endergebnis der Reise mildern, sollten Sie bedenken, dass das System nur funktioniert, wenn Sie die erforderliche Sicherungsdokumentation aufzeichnen und aufbewahren. „Reisekosten, insbesondere die für Mahlzeiten, sind für Prüfer sehr oft eine Nebensache“, sagt Rhodes. „Das liegt daran, dass viele Menschen keine angemessenen Aufzeichnungen führen.“

Wenn Ihre Unterlagen Ihre Abzüge nicht unterstützen, können sie weggenommen werden. Neben den daraus resultierenden erhöhten Steuern können auch Strafzahlungen und Zinszahlungen anfallen.

Wie können Sie also Ihre Ausgaben so verfolgen, dass die Behörden zufrieden sind? Das altbewährte Medium ist Papier – und viele Leute haben immer noch Ordner mit Quittungen prall gefüllt. Aber mit der Ankunft des digitalen Zeitalters können die Dinge etwas einfacher werden – zumindest für jeden, der sich mit Technologie auskennt.

„Smartphone-Apps sind besonders wertvoll, um Belege für Ihre Mahlzeiten aufzubewahren“, sagt David Cawley, Partner und Certified Valuation Analyst bei Fraim, Cawley & Company, CPAs, Roanoke, Virginia (fraimcpa.com). „Sie können Ihre Belege einfach fotografieren und in einer Datenbank speichern.“ Alternativ können Sie sich Quittungen per E-Mail auf Ihr Smartphone schicken lassen. Legen Sie die E-Mails dann in einem Ordner ab, der einfacher zugänglich – und zu sichern – ist als verblasste Papierakten. (Informationen zu Computerprogrammen, die dabei helfen können, finden Sie in der Seitenleiste „Apps zur Erfassung von Ausgaben“ auf der nächsten Seite.)

Noch etwas: Sobald Sie Ihre Platten in der Hand haben, halten Sie sie fest. „Der IRS kann bei der Prüfung Ihrer Steuererklärung drei Jahre zurückgehen“, sagt Flemming. „Wenn sie etwas finden, können sie sogar noch weiter zurückgehen. Wir empfehlen daher, die Dokumentation sieben Jahre lang aufzubewahren, was so weit zurückgeht, wie der IRS zurückgehen kann.“

Wenn es um staatliches Recht geht, warnt Flemming, können die Regeln belastender sein. Montana zum Beispiel kann 10 Jahre zurückgehen. „Finden Sie heraus, welche Regeln in Ihrem eigenen Staat gelten, denn jeder ist anders.“

Bonus-Tipp: „Erwägen Sie, alle Ihre Geschäftsausgaben über eine spezielle Kreditkarte zu belasten“, sagt Cawley. "Dann haben Sie eine dauerhafte Aufzeichnung darüber, wo Sie waren und wie viel Sie ausgegeben haben." Und die Kontoauszüge dieser Kreditkarte bieten ein leicht zugängliches Tagebuch Ihrer Geschäftsaktivitäten.

Tagessätze

Scheint das Sammeln von Essensbelegen – digital oder auf andere Weise – mühsam zu sein? Fragen Sie Ihren Buchhalter, ob Sie berechtigt sind, „Tagessätze“ zu verwenden – tägliche Bargeldbeträge, die von der Regierung festgelegt werden.

„Jedes Jahr gibt der IRS einen Tagessatz für jedes geografische Gebiet heraus“, sagt Cawley. „Die Regel ist, dass Sie entweder Ihre tatsächlichen Ausgaben für Verpflegung und Nebenkosten abziehen oder nur den Tagessatz verwenden können, je nachdem, wie viele Tage Sie dort sind. Sie sollten beide gleichzeitig verfolgen und dann die höhere Zahl verwenden. Das kann in Städten mit hohem Tagespensum sehr praktisch sein.“

Die Tagespauschale wird von Geschäftsreisenden oft übersehen. „Viele Leute halten ihre Ausgaben für Mahlzeiten bewusst niedrig, weil sie ein begrenztes Budget haben“, sagt Cawley. „Aber dann vergessen sie, dass sie nach dem IRS-Code ein Recht haben, den höheren Tagessatz zu nehmen. Infolgedessen erhalten sie am Ende nicht ihren höheren Abzug.“

Noch etwas: Planen Sie, mit Ihrem eigenen Auto zur Messe zu reisen? Dann stehen Sie vor einer anderen Entscheidung: Ob Sie den Standard-Kilometertarif verwenden oder Ihre tatsächlichen Ausgaben im Auge behalten. Die Entscheidung liegt darin, wie gut Sie als Protokollführer sind und wie viel Ärger Sie in Kauf nehmen möchten. Manchmal ist der Standardabzug die einfachere Variante.

Zeit für sich selbst

Was ist, wenn Sie während Ihrer Reise etwas Urlaub oder persönliche Zeit verbringen? Wie wirkt sich das auf die Abzugsfähigkeit Ihrer Ausgaben aus? Ein Auszug aus dem IRS-Dokument 463 schafft Klarheit: „Sie können Ihre gesamten Reisekosten abziehen, wenn Ihre Reise ausschließlich geschäftlicher Natur war. War Ihre Reise überwiegend geschäftlich und haben Sie am Geschäftsort Ihren Aufenthalt für einen Urlaub verlängert, einen privaten Abstecher gemacht oder andere private Aktivitäten unternommen, können Sie nur Ihre dienstlichen Reisekosten abziehen.“

Es ist wichtig, sorgfältige Aufzeichnungen über Ihre Reise zu führen und zwischen geschäftlicher und privater Zeit richtig aufzuteilen. „Mein allgemeiner Tipp ist, ehrlich zu sein“, sagt Catherine Raker, Buchhalterin bei Cendrowski Corporate Advisors, Chicago (cca-advisors.com). „Wenn es sich wirklich um eine private Reise handelt und Sie geschäftlichen Aktivitäten nachgehen, schreiben Sie nicht die gesamte Reise als Geschäftsausgabe ab.“

Ausgaben, die für Geschäft und Urlaub geteilt werden, können laut Cawley in eine Grauzone fallen. „Ihr Flugtarif kann verweigert werden, wenn Sie zwei Tage Ihrer Reise geschäftlich und fünf Tage im Urlaub verbringen. Andererseits wären Ihre Hotelrechnung für die spezifischen zwei Werktage und andere direkte Ausgaben für den geschäftlichen Teil Ihrer Reise immer noch abzugsfähig.“

Persönliche Zeit bedeutet oft die Anwesenheit eines Ehepartners – und Ausgaben im Zusammenhang mit der Reise dieser Person können die Führung von Aufzeichnungen erschweren. In der Regel sind diese Kosten von denen des Geschäftsreisenden zu trennen und dürfen nicht abgezogen werden. Es gibt eine Ausnahme: „Wenn Sie mit Ihrem Ehepartner reisen, der aus einem echten geschäftlichen Grund an der Veranstaltung teilnimmt, werden die Kosten dieser Person übernommen“, sagt Flemming.

Begleiten

Messen können wertvolle Ressourcen für Ihr Unternehmen sein. Indem sie Anbieter und Käufer an einem Ort zusammenbringen, ermöglichen sie mehr Kaufaktivitäten und höhere Gewinne. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Aktivitäten zu dokumentieren, wenn Sie zu einer Show reisen, können Sie die kostspieligen Auswirkungen von Reise- und Hotelkosten auf Ihr Endergebnis verringern.

„Es kann schwierig sein, sorgfältige Aufzeichnungen zu führen, wenn Sie beschäftigt sind, aber diese Aufzeichnungen helfen in der Einkommensteuerzeit“, sagt Cawley. „Die Erfassung Ihrer Reisekosten während eines Messebesuchs kann sich wirklich auszahlen.“ GSCB