贸易展览税减免|车库、棚屋和车棚建造商

如何降低旅行和住宿成本

菲利普·M·佩里

如果您定期参加贸易展览，您可能已经注意到差旅费用不断上涨。派几个人参加一个活动可能会严重影响您的底线。

幸运的是，山姆大叔允许您通过在任何合法演出的所得税申报表中扣除您的差旅费用来减轻财务打击。什么是合法的？答案基本上是事件必须与您的业务直接相关。

“只要您期望从贸易展览中产生业务，那么参加费用就是合法的扣除，”俄亥俄州麦地那欣克利税务服务 (hinckleytaxservice.com) 的注册代理人理查德 R. 罗德斯说。 “即使您不直接从活动中获得收入，您也可能期待将来与您已结交的人开展业务。”

辅助材料

您可以采取特定步骤来确定您的旅行是出于税收目的的合法旅行。 “美国国税局想知道你旅行背后的意图，”位于蒙大拿州大瀑布市的财务管理公司 Flemming Business Services 总裁 Suzette Flemming 说。弗莱明商业服务网）。 “记下支持您旅行的商务性质的笔记。你看到谁了？你们讨论了哪些话题？您旅行期间的活动如何支持您的运营？”

Flemming 说，保留任何有助于证明您确实参加过活动的材料，例如展会徽章或研讨会工作簿。其他有用的材料包括以商业为导向的会议议程、为您的组织服务的参展商名单、相关研讨会目录（标记您参加的研讨会）以及名片和供应商手册。

扣除什么

这是一个重要的警告：本文中的想法旨在为您提供初步指导。您应始终与合格的法律和会计专业人士协商，以确保正确扣除费用。

那么有哪些可以抵扣的费用呢？实际运输成本是最明显的。它们可以包括乘飞机、火车、公共汽车或汽车旅行。展会参观期间的出租车或租车旅行也可以扣除。行李费用、小费以及美国国税局所说的“与您的商务旅行相关的普通和必要的费用”也是如此。这些可能包括计算机或其他设备的租金。

下载美国国税局出版物 463
在 https://bit.ly/2Keo7MA。

美国国税局在其出版物旅行、礼品和汽车费用中提供了关于费用扣除的广泛指导。访问 www.irs.gov 并搜索“463”。有关该出版物中可扣除项目的完整列表，请参见第 1 页的表 1-5。其他信息可在另一份题为“商务旅行费用”的 IRS 文件中找到。在同一网站上搜索“511”。

有两个特殊情况值得一提。首先，膳食只能扣除 50%。如果贸易展离家很近，他们的费用根本不能扣除。另一方面，如果您的旅行需要过夜，那么 50% 的免赔额是允许的。美国国税局在其出版物《旅行、礼品和汽车费用》中这样说：“如果您在外出出差时需要停下来大量睡眠或休息以正确履行职责，您可以扣除餐费。 ”

其次，2017 年的减税和就业法案 (TCJA) 取消了娱乐的扣除——这是参加贸易展览的商人经常遇到的费用。

“娱乐扣除的损失对许多企业造成了相当大的打击，”弗莱明说。 “有些人正在重新考虑他们如何吸引客户。” 你自己的生意怎么样：即使你不能扣除账单，你还应该招待客户吗？ “你需要看看你的投资回报率，”弗莱明说。 “费用是否会因为鼓励客户返回而带来更多业务？”

仔细记录

尽管取消了娱乐扣除，但商务旅客仍然可以享受许多合法的扣除。虽然它们肯定会减轻旅行对底线的影响，但请记住，该系统只有在您记录并保留必要的备份文档时才有效。 “差旅费，尤其是餐费，对于审计人员来说往往是唾手可得的成果，”罗德斯说。 “那是因为很多人没有保留足够的记录。”

如果您的文书工作不支持您的扣除，则可以将其带走。除了将导致的税收增加外，还可能需要支付罚款和利息。

那么，您如何才能以令当局满意的方式跟踪您的开支呢？久经考验的真正媒介是纸张——许多人仍然将文件夹塞满收据。但随着数字时代的到来，事情会变得容易一些——至少对于任何对技术感到满意的人来说。

“智能手机应用程序对于保存用餐收据特别有价值，”弗吉尼亚州罗阿诺克注册会计师 Fraim, Cawley & Company (fraimcpa.com) 的合伙人兼认证估值分析师 David Cawley 说。 “你可以拍下收据的照片并将它们存储在数据库中。” 或者，您可以让供应商通过电子邮件将收据发送到您的智能手机。然后将电子邮件归档在一个文件夹中，该文件夹比褪色的纸质文件更易于访问和备份。（有关可以帮助查看侧边栏的计算机程序，请参阅下一页的“跟踪费用的应用程序”。）

还有一件事：一旦你掌握了你的记录，就抓住它们。 “国税局在审核你的回报时可以追溯到三年前，”弗莱明说。 “如果他们找到任何东西，他们可以走得更远。因此，我们建议将文件保存七年，这是美国国税局所能做到的。”

弗莱明警告说，在涉及州法律时，规则可能更加繁琐。例如，蒙大拿州可以追溯到 10 年前。 “找出你所在州的规则，因为每一条都不一样。”

额外提示：“考虑使用专用信用卡收取所有业务费用，”考利说。 “然后你就可以永久记录你去了哪里，花了多少钱。” 并且该信用卡的报表将提供您的业务活动的易于访问的日志。

每日津贴率

收集膳食收据（电子版或其他形式）是否看起来很麻烦？询问您的会计师您是否有资格使用“每日津贴”费率——政府设定的每日现金金额。

“美国国税局每年都会为每个地理区域提供每日津贴，”考利说。 “规则是，你可以根据你在那里的天数扣除你的实际费用，或者只使用每日津贴。您应该同时跟踪两者，然后使用较高的数字。这在每日津贴高的城市非常方便。”

商务旅客经常忽略每日津贴选项。 “许多人会故意将他们的餐费保持在较低水平，因为他们的预算有限，”考利说。 “但后来他们忘记了根据美国国税局的规定，他们有权接受更高的每日津贴。结果，他们最终没有得到更高的扣除额。”

还有一件事：你打算用你的私家车去参加演出吗？如果是这样，您将面临另一个决定：是使用标准里程费率还是跟踪您的实际费用。决定将取决于你是一个多么优秀的记录员，以及你想忍受多少麻烦。有时标准扣除是更容易的选择。

个人时间

如果您在旅途中度过一些假期或个人时间怎么办？这如何影响您的费用的扣除？美国国税局 463 号文件的摘录提供了一些澄清：“如果您的旅行完全与业务相关，您可以扣除所有旅行费用。如果您的旅行主要是为了出差，并且在您的商务目的地期间，您延长了假期、进行了私人旅行或进行了其他个人活动，则您只能扣除与商务相关的旅行费用。”

仔细记录您的旅程，在工作时间和个人时间之间正确分配，这一点很重要。 “我的总体建议是诚实，”芝加哥 Cendrowski Corporate Advisors (cca-advisors.com) 的会计师凯瑟琳·雷克 (Catherine Raker) 说。 “如果这真的是一次私人旅行，并且您进行了一些与业务相关的活动，请不要将整个旅行作为业务费用一笔勾销。”

Cawley 表示，商务和度假共享的费用可能会落入灰色地带。 “如果您的旅行中有两天出差，五天度假，您的机票可能会被取消。另一方面，您在特定两个工作日的酒店账单，以及您旅行的商务部分的其他直接费用，仍然可以扣除。”

私人时间通常意味着配偶在场——与该个人旅行相关的费用可能会使记录保存复杂化。通常，此类费用必须与商务旅客的费用分开，不得扣除。有一个例外：“如果您与您的配偶一起旅行，该配偶出于真正的商业原因参加该活动，那么该个人的费用将得到承保，”弗莱明说。