Податкові відрахування на виставках

Як скоротити витрати на подорожі та проживання

від Філіпа М. Перрі

Якщо ви регулярно відвідуєте виставки, ви, напевно, помічали, що витрати на проїзд продовжують зростати. Відправлення кількох людей на подію може призвести до серйозного удару по вашій прибутку.

На щастя, дядько Сем дозволяє вам пом’якшити фінансовий удар, вираховуючи ваші витрати на проїзд у вашій декларації з податку на прибуток для будь-якого законного шоу. А що кваліфікується як законне? Відповідь полягає в тому, що подія має безпосередньо стосуватися вашого бізнесу.

«Поки ви очікуєте створити бізнес на виставці, витрати на відвідування є законними відрахуваннями», — каже Річард Р. Роудс, зареєстрований агент податкової служби Хінклі, Медіна, штат Огайо (hinckleytaxservice.com). «Навіть якщо ви не отримуєте дохід безпосередньо від події, ви можете очікувати, що в майбутньому ви будете мати справу з кимось, з ким ви спілкувалися».

Допоміжний матеріал

Ви можете вжити певних заходів, щоб переконатися, що ваша поїздка є законною для цілей оподаткування. «Податкове управління США хоче знати намір вашої подорожі», — каже Сюзетт Флеммінг, президент компанії Flemming Business Services, фінансової керуючої компанії, що розташована в Грейт-Фоллз, штат Монтана (flemmingbusinessservices.com). «Робіть нотатки, які підтверджують діловий характер вашої поїздки. кого ти бачив? Які теми ви обговорювали? Як діяльність під час вашої поїздки підтримала вашу діяльність?»

Зберігайте будь-які матеріали, такі як показові значки або робочі зошити для семінарів, які допоможуть підтвердити, що ви дійсно були на заході, каже Флеммінг. Іншими корисними матеріалами будуть програми конференцій з бізнес-орієнтованими сесіями, список експонентів, які обслуговують вашу організацію, каталог відповідних семінарів (позначте ті, які ви відвідали), а також візитні картки та брошури постачальників.

Що відраховувати

Ось важливе застереження: ідеї в цій статті призначені для того, щоб надати вам початкові вказівки. Ви завжди повинні проконсультуватися з кваліфікованими юридичними та бухгалтерськими фахівцями, щоб переконатися, що ви правильно відрахуєте витрати.

Отже, які витрати, що підлягають відрахуванню? Фактичні транспортні витрати є найбільш очевидними. Вони можуть включати подорож літаком, поїздом, автобусом або автомобілем. Подорожі на таксі або орендовані автомобілі під час відвідування виставки також підлягають вирахуванню. Так само витрати на багаж, чайові та те, що IRS називає «звичайними та необхідними витратами, пов’язаними з вашою діловою поїздкою». Вони можуть включати орендну плату за комп’ютери чи інше обладнання.

 

Служба внутрішніх доходів надає докладні вказівки щодо вирахування витрат у своїй публікації «Витрати на проїзд, подарунки та автомобілі». Відвідати www.irs.gov і знайдіть «463». Повний список статей франшизи в цій публікації див. у Таблиці 1-1 на сторінці 5. Додаткову інформацію можна знайти в іншому документі IRS під назвою «Витрати на відрядження». Шукайте на тому самому сайті «511».

Варто згадати два особливих випадки. По-перше, їжа підлягає вирахуванню лише на 50 відсотків. І їх витрати взагалі не підлягають вирахуванню, якщо виставка знаходиться недалеко від дому. З іншого боку, якщо ваша подорож потребує ночівлі, то 50-відсоткове відрахування буде допустимо. Податкове управління США стверджує це у своїй публікації «Витрати на подорожі, подарунки та автомобіль»: «Ви можете вирахувати вартість їжі, якщо вам необхідно зупинитися, щоб виспатися або відпочити, щоб належним чином виконувати свої обов’язки під час відрядження з дому. ”

По-друге, Закон про скорочення податків і зайнятість у 2017 році (TCJA) усунув відрахування на розваги — витрати, з якими зазвичай стикаються бізнесмени, які відвідують виставки.

«Втрата відрахування на розваги дуже сильно вдарила по багатьом підприємствам, — каже Флеммінг. «Дехто переосмислює, як вони залицяються до клієнтів». Як щодо вашого власного бізнесу: чи варто все ще розважати клієнтів, навіть якщо ви не можете відняти рахунок? «Ви повинні дивитися на рентабельність інвестицій, — каже Флеммінг. «Чи призводять ці витрати до збільшення бізнесу, оскільки заохочують клієнтів повертатися?»

Обережні записи

Незважаючи на скасування відрахування на розваги, для ділових подорожуючих все ще існує багато законних відрахувань. І хоча вони, безумовно, пом’якшують наслідки подорожей, пам’ятайте, що система працює, лише якщо ви записуєте та зберігаєте необхідну резервну документацію. «Витрати на дорогу, особливо на їжу, для аудиторів дуже часто є невеликими фруктами», — каже Роудс. «Це тому, що багато людей не ведуть належних записів».

Якщо ваші документи не підтверджують ваші відрахування, їх можна забрати. На додаток до збільшення податків, які призведуть до цього, можуть бути також штрафні санкції та сплата відсотків.

Тож як можна відслідковувати свої витрати так, щоб задовольнити владу? Перевірений і вірний носій — папір, і багато людей досі зберігають папки, заповнені квитанціями. Але з приходом цифрової ери все може бути дещо простіше — принаймні для тих, хто добре володіє технологіями.

«Додатки для смарт-телефонів особливо цінні для збереження квитанцій про ваші страви», — каже Девід Коулі, партнер і сертифікований аналітик з оцінки у Fraim, Cawley & Company, CPAs, Роанок, Вірджинія (fraimcpa.com). «Ви можете просто сфотографувати свої квитанції та зберегти їх у базі даних». Крім того, ви можете надіслати постачальники електронною поштою квитанції на свій смартфон. Потім запишіть електронні листи в папку, до якої легше отримати доступ — і створити резервну копію — ніж файли з вицвілим папером. (Для комп’ютерних програм, які можуть допомогти побачити бічну панель «Програми, які відстежують витрати» на наступній сторінці.)

Ще одна річ: коли у вас є свої записи, тримайтеся їх. «Податкова служба може повернутися на три роки назад, коли перевіряє ваші доходи», — каже Флеммінг. «Якщо вони знайдуть щось, вони можуть піти ще далі. Тому ми рекомендуємо зберігати документацію протягом семи років, тобто настільки далеко, наскільки може податкова служба».

Коли справа доходить до законодавства штату, застерігає Флеммінг, правила можуть бути більш обтяжливими. Монтана, наприклад, може повернутися на 10 років назад. «Дізнайтеся, які правила існують у вашій державі, тому що кожне з них відрізняється».

Бонусна порада: «Подумайте про те, щоб стягувати всі ваші ділові витрати за допомогою спеціальної кредитної картки», — каже Коулі. «Тоді у вас буде постійний запис про те, куди ви ходили і скільки ви витратили». А виписки з цієї кредитної картки забезпечать легкодоступний журнал вашої ділової діяльності.

Ставки добових

Збирання квитанцій на харчування — цифрових чи інших — здається клопоту? Запитайте свого бухгалтера, чи маєте ви право використовувати ставки «добових» — щоденні суми готівки, які встановлюються урядом.

«Щороку IRS дає ставку добових для кожної географічної області», — каже Коулі. «Правило полягає в тому, що ви можете або вирахувати свої фактичні витрати з точки зору харчування та непередбачених витрат, або просто використовувати добові, залежно від того, скільки днів ви там. Ви повинні відстежувати обидва в тандемі, а потім використовувати те, що вище. Це може бути дуже зручно в містах із високими добовими».

Варіант добових часто ігнорується діловими мандрівниками. «Багато людей свідомо знижують витрати на їжу, оскільки вони мають бюджет», — каже Коулі. «Але потім вони забувають, що мають право за кодексом IRS використовувати вищу ставку на добові. В результаті вони в кінцевому підсумку не отримують більшого відрахування».

Ще одна річ: чи плануєте ви використовувати свій особистий автомобіль для поїздки на шоу? Якщо так, перед вами стоїть інше рішення: використовувати стандартну ставку пробігу чи відстежувати свої фактичні витрати. Рішення буде залежати від того, наскільки ви хороший реєстратор і скільки клопоту ви хочете терпіти. Іноді стандартний відрахування є найпростішим варіантом.

Особистий час

Що робити, якщо під час подорожі ви проводите відпустку або особистий час? Як це вплине на відрахування ваших витрат? Витяг із документа 463 IRS дає деяке роз’яснення: «Ви можете вирахувати всі ваші витрати на відрядження, якщо ваша поїздка була повністю пов’язана з бізнесом. Якщо ваша поїздка була в основному діловою, і, перебуваючи у діловому пункті призначення, ви продовжили своє перебування на відпустку, здійснили особисту поїздку або займалися іншими особистими справами, ви можете вирахувати лише ваші ділові витрати на відрядження».

Важливо ретельно вести записи про свою подорож, правильно розподіляючи між службовим і особистим часом. «Моя загальна порада — бути правдивим», — каже Кетрін Рейкер, бухгалтер Cendrowski Corporate Advisors, Чикаго (cca-advisors.com). «Якщо це справді особиста поїздка, і ви займаєтесь певною діловою діяльністю, не списуйте всю поїздку як ділові витрати».

За словами Коулі, витрати, спільні для бізнесу та відпустки, можуть потрапити в сіру зону. «Тариф вашої авіакомпанії може бути заборонений, якщо ви витратите два дні своєї подорожі у справах і п’ять днів у відпустці. З іншого боку, ваш готельний рахунок за певні два робочі дні та інші прямі витрати, пов’язані з діловою частиною вашої поїздки, все одно будуть вираховуватись».

Особистий час часто означає присутність подружжя, а витрати, пов’язані з поїздкою цієї особи, можуть ускладнити ведення записів. Зазвичай такі витрати мають бути відокремлені від витрат ділового мандрівника і не можуть бути вираховані. Є один виняток: «Якщо ви подорожуєте зі своїм чоловіком, який бере участь у заході з ділових причин, то витрати цієї особи покриваються», — каже Флеммінг.

Відстеження

Виставки можуть бути цінними ресурсами для вашого бізнесу. Об’єднуючи постачальників і покупців в одному місці, вони сприяють більшій купівельній активності та вищому прибутку. Виділивши час на документування своєї діяльності, коли ви подорожуєте на шоу, ви можете зменшити дорогі витрати на подорожі та готельні витрати на ваш прибуток.

«Може бути важко вести ретельний облік, коли ви зайняті, але ці записи допомагають прийти до податку на прибуток», — каже Коулі. «Відстеження ваших витрат на подорож під час відвідування виставки може дійсно окупитися». GSCB