Налоговые вычеты с торговых выставок

Как сократить расходы на проезд и проживание

Филипп М. Перри

Если вы регулярно посещаете торговые выставки, вы, вероятно, заметили, что транспортные расходы продолжают расти. Отправка нескольких человек на мероприятие может серьезно ударить по вашей прибыли.

К счастью, дядя Сэм позволяет вам смягчить финансовый удар, вычитая ваши дорожные расходы из налоговой декларации за любое законное шоу. И что считать легитимным? Ответ в основном заключается в том, что событие должно иметь прямое отношение к вашему бизнесу.

«Пока вы рассчитываете получить прибыль от выставки, расходы на посещение являются законными вычетами», — говорит Ричард Р. Родс, зарегистрированный агент налоговой службы Хинкли, Медина, Огайо (hinckleytaxservice.com). «Даже если вы не получаете доход непосредственно от мероприятия, вы можете рассчитывать на то, что в будущем будете вести бизнес с кем-то, с кем вы общались».

Вспомогательный материал

Вы можете предпринять определенные шаги, чтобы установить, что ваша поездка является законной для целей налогообложения. «Налоговое управление США хочет знать цель вашей поездки, — говорит Сюзетт Флемминг, президент Flemming Business Services, компании по управлению финансами, базирующейся в Грейт-Фолс, штат Монтана (www.flemmingbusinessservices.com). «Делайте заметки, подтверждающие деловой характер вашей поездки. Кого ты видел? Какие темы вы обсуждали? Как мероприятия во время вашей поездки способствовали вашей деятельности?»

Сохраняйте любые материалы, такие как бейджи или рабочие тетради для семинаров, которые помогают доказать, что вы действительно были на мероприятии, говорит Флемминг. Другими полезными материалами могут быть программы конференций с бизнес-ориентированными сессиями, список экспонентов, которые обслуживают вашу организацию, каталог соответствующих семинаров (отметьте те, которые вы посетили), а также визитные карточки и брошюры поставщиков.

Что вычесть

Важное предостережение: идеи, изложенные в этой статье, предназначены для того, чтобы дать вам начальное руководство. Вам всегда следует консультироваться с квалифицированными юристами и бухгалтерами, чтобы убедиться, что вы правильно вычитаете расходы.

Итак, каковы некоторые вычитаемые расходы? Фактические транспортные расходы наиболее очевидны. Они могут включать в себя путешествие на самолете, поезде, автобусе или автомобиле. Поездка на такси или арендованном автомобиле во время посещения выставки также не подлежит вычету. Так же как и расходы на багаж, чаевые и то, что IRS называет «обычными и необходимыми расходами, связанными с вашими деловыми поездками». Сюда может входить арендная плата за компьютеры или другое оборудование.

 

Служба внутренних доходов дает подробное руководство по вычету расходов в своей публикации «Расходы на поездки, подарки и автомобили». Посещать www.irs.gov и найдите «463». Полный список подлежащих вычету статей в этой публикации см. в Табл. 1-1 на стр. 5. Дополнительная информация доступна в другом документе IRS, озаглавленном «Расходы на командировки». Найдите на том же сайте «511».

Стоит упомянуть два особых случая. Во-первых, питание оплачивается только на 50 процентов. И их расходы вообще не подлежат вычету, если выставка проходит недалеко от дома. С другой стороны, если ваше путешествие требует ночевки, тогда допустима 50-процентная скидка. IRS излагает это следующим образом в своей публикации Travel, Gift and Car Expenses: «Вы можете вычесть стоимость питания, если вам необходимо сделать остановку для полноценного сна или отдыха, чтобы должным образом выполнять свои обязанности во время поездки вдали от дома по делам. ”

Во-вторых, Закон 2017 года о снижении налогов и занятости (TCJA) отменил вычеты расходов на развлечения — расходы, с которыми обычно сталкиваются бизнесмены, посещающие торговые выставки.

«Потеря отчислений на развлечения сильно ударила по многим предприятиям, — говорит Флемминг. «Некоторые переосмысливают то, как они ухаживают за клиентами». Как насчет вашего собственного бизнеса: должны ли вы по-прежнему развлекать клиентов, даже если вы не можете вычесть счет? «Вам нужно смотреть на окупаемость инвестиций», — говорит Флемминг. «Приводят ли расходы к увеличению бизнеса, потому что они побуждают клиентов возвращаться?»

Осторожные записи

Несмотря на отмену вычета на развлечения, деловым путешественникам по-прежнему доступно множество законных вычетов. И хотя они, безусловно, смягчают влияние командировок на итоговую прибыль, имейте в виду, что система работает только в том случае, если вы записываете и сохраняете необходимую резервную документацию. «Командировочные расходы, особенно расходы на питание, очень часто являются легкодоступными для аудиторов», — говорит Родс. «Это потому, что многие люди не могут вести надлежащие записи».

Если ваши документы не подтверждают ваши отчисления, их могут забрать. В дополнение к увеличению налогов, которые последуют, также могут быть штрафы и процентные платежи.

Итак, как вы можете отслеживать свои расходы таким образом, чтобы это удовлетворило власти? Проверенный и верный носитель — бумага, и многие люди до сих пор хранят папки, набитые квитанциями. Но с приходом цифровой эпохи все может стать немного проще — по крайней мере, для тех, кто знаком с технологиями.

«Приложения для смартфонов особенно полезны для хранения квитанций о ваших обедах», — говорит Дэвид Коули, партнер и сертифицированный аналитик по оценке Fraim, Cawley & Company, CPA, Роанок, Вирджиния (fraimcpa.com). «Вы можете просто сфотографировать свои чеки и сохранить их в базе данных». Кроме того, вы можете получать квитанции от поставщиков по электронной почте на свой смартфон. Затем поместите электронные письма в папку, к которой легче получить доступ и создать резервную копию, чем выцветшие бумажные файлы. (Информацию о компьютерных программах, которые могут помочь, см. на боковой панели «Приложения для отслеживания расходов» на следующей странице.)

И еще: как только у вас в руках будут записи, держитесь за них. «Налоговая служба может вернуться на три года назад при проверке ваших доходов», — говорит Флемминг. «Если они найдут что-нибудь, они смогут вернуться еще дальше. Поэтому мы рекомендуем хранить документацию в течение семи лет, а это максимальное время, которое может предоставить IRS».

Флемминг предупреждает, что когда дело доходит до законодательства штата, правила могут быть более обременительными. Монтана, например, может вернуться на 10 лет назад. «Узнай, какие правила действуют в твоем штате, потому что все они разные».

Дополнительный совет: «Подумайте о том, чтобы оплачивать все свои бизнес-расходы специальной кредитной картой», — говорит Коули. «Тогда у вас будет постоянная запись о том, куда вы пошли и сколько потратили». И эта выписка по кредитной карте станет легкодоступным журналом вашей деловой активности.

Ставки суточных

Сбор чеков на еду — в цифровом или ином виде — кажется хлопотным? Спросите у своего бухгалтера, имеете ли вы право использовать «суточные» ставки — ежедневные денежные суммы, установленные правительством.

«Каждый год IRS публикует ставки суточных для каждого географического региона», — говорит Коули. «Правило состоит в том, что вы можете либо вычесть свои фактические расходы на питание и непредвиденные расходы, либо просто использовать суточные, исходя из того, сколько дней вы там находитесь. Вы должны отслеживать оба в тандеме, а затем использовать тот номер, который выше. Это может быть очень удобно в городах с высокими доходами».

Вариант суточных часто упускается из виду деловыми путешественниками. «Многие намеренно сокращают расходы на еду, потому что у них ограниченный бюджет», — говорит Коули. «Но тогда они забывают, что в соответствии с кодексом IRS у них есть право брать более высокую ставку суточных. В результате они в конечном итоге не получают более высокий вычет ».

И еще: планируете ли вы поехать на выставку на личном автомобиле? Если да, то перед вами стоит другое решение: использовать стандартную норму пробега или вести учет ваших фактических расходов. Решение будет зависеть от того, насколько хорошо вы ведете учет и сколько хлопот вы готовы вынести. Иногда стандартный вывод является более простым вариантом.

Личное время

Что, если вы потратите отпуск или личное время во время поездки? Как это повлияет на вычет ваших расходов? Выдержка из документа IRS 463 дает некоторые разъяснения: «Вы можете вычесть все свои дорожные расходы, если ваша поездка была полностью связана с работой. Если ваша поездка была в основном деловой, и, находясь в месте назначения, вы продлили свое пребывание на отдых, совершили личную поездку или занимались другими личными делами, вы можете вычесть только свои командировочные расходы, связанные с работой».

Важно вести тщательный учет вашего путешествия, правильно распределяя время между деловым и личным временем. «Мой общий совет — быть правдивым», — говорит Кэтрин Рейкер, бухгалтер Cendrowski Corporate Advisors, Чикаго (cca-advisors.com). «Если это действительно личная поездка, и вы занимаетесь бизнес-деятельностью, не списывайте всю поездку как деловые расходы».

По словам Коули, расходы, которые разделяются на работу и отпуск, могут попасть в серую зону. «Ваш авиабилет может быть отменен, если вы потратите два дня в командировке и пять дней в отпуске. С другой стороны, ваш счет за проживание в гостинице за конкретные два рабочих дня и другие прямые расходы на деловую часть вашей поездки по-прежнему подлежат вычету».

Личное время часто означает присутствие супруга, а расходы, связанные с поездкой этого человека, могут усложнить ведение учета. Обычно такие расходы должны быть отделены от расходов командировочных и не могут быть вычтены. Есть одно исключение: «Если вы путешествуете со своим супругом, который участвует в мероприятии по реальным деловым причинам, тогда расходы этого человека покрываются», — говорит Флемминг.

Отслеживание

Выставки могут быть ценным ресурсом для вашего бизнеса. Объединяя продавцов и покупателей в одном месте, они способствуют увеличению покупательской активности и увеличению прибыли. Если вы потратите время на то, чтобы задокументировать свою деятельность во время поездки на выставку, это может помочь смягчить дорогостоящее влияние расходов на поездку и проживание в гостинице на вашу прибыль.

«Когда вы заняты, может быть трудно вести тщательный учет, но эти записи действительно помогают наступить во время уплаты подоходного налога», — говорит Коули. «Отслеживание ваших командировочных расходов во время посещения выставки может действительно окупиться». ГСКБ