Mejor gestión del tiempo
Chris Ray, Gerente Nacional de Ventas de Levi's Building Components, presentó "Sell More - Better" en el Construction Rollforming Show el 12 de diciembre en Cincinnati. La charla interesante y perspicaz enseñó a los asistentes cómo los vendedores pueden conectarse con clientes potenciales de tal manera que sea más probable que comiencen una verdadera relación comprador-vendedor. (Ver constructor rural, febrero de 2020) Ray incluyó una presentación adicional sobre la gestión del tiempo, cuyo resumen encontrará aquí.
¿Qué es lo único que gastas todos los días y nunca puedes recuperar? ¡Tiempo! Esto hace que el tiempo sea uno de nuestros bienes más preciados. Es un bien que debe gastarse e invertirse sabiamente.
Ray explicó en su presentación que todo lo que hacemos en los negocios y con nuestro tiempo debe verse en términos de retorno de la inversión (ROI).
Si tiene más que hacer de lo que puede hacer en un día, una semana o incluso un mes, somos muchos los que vivimos allí. Es una especie de lugar normal para estar. Si bien no es malo tener siempre algo que hacer, el problema es que si la lista de cosas por hacer es demasiado larga, es probable que algunas cosas importantes se prioricen incorrectamente y se conviertan en emergencias. Eso se llama reaccionar en lugar de pro-actuar. Pro-actuar es mirar una lista y actuar antes de que llegue allí.
Algunas personas ponen sus puntos de "cosas por hacer" en notas Post-It. Para alguien con muchas cosas que hacer, el campo de notas parece un papel tapiz. Si bien captura un pensamiento y actúa como un recordatorio, no prioriza las tareas. El arreglo caótico es indicativo de cómo se van a hacer las cosas, sin orden y posiblemente de forma reactiva.
Estableciendo Orden
El presidente Dwight Eisenhower tuvo mucho que hacer. Se le ocurrió la Matriz de Eisenhower para ayudar a priorizar las listas de "cosas por hacer" para que las tareas se puedan manejar de manera proactiva en lugar de reactiva. Matrix tiene cuatro cuadrantes: el Cuadrante 1 está etiquetado como Urgente e Importante; el Cuadrante 2 está etiquetado como Importante, No Urgente; el cuadrante 3 está etiquetado como urgente, no importante; y el Cuadrante 4 está etiquetado como No urgente y no importante.
Ray explicó cómo el uso de Eisenhower Matrix simplifica lo que tiene que hacer. Le ayuda a priorizar las cosas que deben hacerse.
Comience por crear una lista alfa que incluya todo lo que necesita hacer en la próxima semana. Aquí hay una lista de muestra:
- Lavar vehículo de empresa
- Seguimiento de la cita de Taylor
- Póngase en contacto con los limpiadores de oficinas para cambiar el horario
- Contador en / Pregunte a su P&L
pregunta - Desarrollar un equipo de revisión de empleados
- Programar almuerzo de empresa
- Reunirse con Bob de la compañía petrolera.
- Obtenga una cotización para Brown
Construcción - Preparar el trabajo de Taylor para la recogida
- Puesta a punto de la máquina formadora de rollos
- Hable con el periódico sobre el próximo anuncio.
- Busque un nuevo proveedor de bobinas
A medida que crece su lista, aumenta la posibilidad de que algo no se haga.
Una vez que su lista esté completa, encierre en un círculo cada elemento y dibuje una línea a su cuadrante apropiado. Así es como termina la priorización:
Cuadrante 1: Urgente e importante: haga estas tareas primero (ahora).
Cuadrante 2: no urgente e importante: haga estas tareas más tarde.
Cuadrante 3: Urgente y No Importante: Delega estas tareas.
Cuadrante 4: No urgente y no
Importante: Eliminar.
Las cosas que priorizas en el cuadrante No urgente, No importante puedes eliminarlas o hacerlas cuando el resto de tus tareas estén completas. Lo que acaba de hacer es crear tiempo para usted usando Matrix.
Considere delegar
Lo más probable es que en su lista haya cosas en su lista que puede delegar. En la lista de muestra, esos elementos incluyen lavar el vehículo de la empresa, programar el almuerzo de la empresa, preparar el trabajo de Taylor para la recogida y ponerse en contacto con los limpiadores para cambiar el horario. Delegue las cosas en su lista que no necesita su habilidades o experiencia o posición para hacer.
Delegar es confiar una tarea o responsabilidad a otra persona. El Diccionario Miriam Webster define delegación como “Encomendar a otro; nombrar como representante de uno.”
¿Por qué delegar una tarea? Crea tiempo para que pueda concentrarse y manejar sus tareas urgentes e importantes. (Lavar el vehículo de la empresa probablemente no sea el mejor uso de su tiempo).
Delegar también genera confianza; es un mensaje para los miembros de tu equipo de que confías en ellos. Cuando empodera a los empleados para que hagan cosas por usted, ellos aprenden. Si les delega, es probable que algún elemento de lo que les está delegando sea algo que no hayan hecho antes. Puede ser algo que los desafíe, o puede ser algo que puedan hacer muy bien. Puede descubrir que su empleado tiene habilidades que nunca conoció; incluso puede descubrir una superestrella.
Enriqueces a tu empleado y enriqueces a tu empresa al delegar algunas tareas que de otro modo habrías hecho tú mismo.
Para delegar bien, primero debe elegir a la persona adecuada para el trabajo. Idealmente, habrá algún espacio para que aprendan y crezcan con el proyecto.
Explique por qué está delegando para que no lo vean como algo que no tiene ningún valor. No le digas a alguien: "Oye, haz esto". Y luego alejarse de ellos. Entonces es solo una cosa ocupada que tienen que hacer. Dígales por qué es necesario hacerlo.
También es necesario decirles las instrucciones correctas. Diles lo que estás buscando. Obtén su aceptación del proyecto y dales un cronograma y una fecha límite. Obtener su aceptación resultará en obtener un mejor producto o proyecto de ellos.
También es muy importante brindarles los recursos y la capacitación para que puedan hacer bien el trabajo.
Administrar mejor su tiempo lo ayudará a crear más tiempo para las tareas que solo usted puede hacer y le permitirá hacerlas mejor. GCSB
Nota del editor: este artículo es un extracto de la presentación educativa de Chris Ray, "Vender más, mejor", que se realizó en la primera feria anual de laminado de construcción. Ray es el Gerente Nacional de Ventas de Levi's Building Components. El segundo show anual de Construction Rollforming está programado para el 10 y 11 de diciembre de 2020. Se llevará a cabo nuevamente en el Centro de Convenciones de Duke Energy en Cincinnati, Ohio, y ofrecerá una programación educativa ampliada.
